【介護施設向け】脱EXCELを実現し業務の一元化へ！（株式会社ウチヤマホールディングス様）
2023.03
“脱EXCEL”で煩雑な業務からの脱却に成功！
100箇所以上の介護施設との業務を一元化し、業務効率が大幅アップ！
弊社導入事例ページにご訪問頂きありがとうございます。
今回は脱EXCEL・脱紙をテーマとして、拠点間の情報共有と情報の一元管理に成功した、お客様事例をご紹介致します。
第一回目のお客様は株式会社ウチヤマホールディングス様です。
（以下、ウチヤマホールディングス）
■導入企業プロフィール
【事業内容】介護事業 / カラオケ事業 / 飲食事業 / 不動産事業 他
【導入ツール】kintone
【導入部署】全社
【導入目的】報告書
【導入時期】2018年
【ホームページ】http://www.uchiyama-gr.jp/
（写真左からウチヤマホールディングス 嶋井取締役、
さわやか倶楽部 営業部 中山様、さわやか倶楽部 運営指導部 原野副部長）
ウチヤマホールディングス様は、北九州市小倉北区に本社を構え、介護事業 / カラオケ事業 / 飲食事業 / 不動産事業 など様々な事業を手掛けるグループ会社です。
「慈愛の心,尊厳を守る,お客様第一主義」を基本理念に掲げ、2003年から開始した介護事業においては、複数の介護施設を運営されており、地域に根差して、安心・信頼していただける介護サービスを提供されています。
今回は、同社の嶋井取締役と、介護事業を運営するグループ会社（株式会社さわやか倶楽部）の
原野副部長、中山様にお話を伺いました。
■導入前の課題・弊社に依頼される経緯
紙やエクセルでのコミュニケーションに限界を感じていた
ウチヤマホールディングス様では、約100箇所の介護施設を運営されていますが、これまで介護施設と本部との拠点間におけるコミュニケーションは、紙・メール・電話を利用されていました。
嶋井様
「それぞれの施設から送付される報告書については、エクセルで管理・運用していましたが、フォーマット通りに現場のメンバーが入力しないことや、他のメンバーがエクセルファイルを開いていると編集ができないといった課題がありました。
最大の懸念点は、バラバラのフォーマットで送付されてくる報告書の集計、分析などの報告業務に非常に時間を要していたことです。」
そのような中、嶋井様は情報共有と報告業務の業務改善検討を開始
嶋井様
「様々な製品を比較検討していましたが、検討を進めていく中で重視した点が、手軽さや、使い勝手、ビジュアルです。また最大のポイントが現場に浸透するかでした。コストを掛けて新しい仕組みをつくっても、現場に利用してもらえなかったら意味がありませんからね。
そのような中、サイボウズ社のkintoneの説明会に参加する機会があり、比較検討をした結果、先程お話した比較ポイントが、他社製品よりも優れていると判断しました。kintoneの無料試用期間を通して、現場に浸透するのかを確認したかったのですが、そのために、まずは年賀ハガキの注文申請アプリを作成して、簡単なデータ入力を社員にしてもらい、使い勝手を評価しました。社内からの評判も良く、これなら社内浸透すると確信しました。
文系出身で新卒入社2年目の中山さんが簡単にアプリを作れるようになり、手軽に必要な業務が
すぐにシステム化できる点も魅力的でした。」
弊社へ導入支援を依頼された理由
嶋井様
「サイボウズさんの導入パートナー企業であるインフォメックスさんから提案して頂きました。地場に根付いて活動されている点と、豊富な導入実績があり、親身になって提案をして頂いたので、安心してお任せすることができました。」
弊社では、ウチヤマホールディングス様が抱えている課題について、ヒアリングをさせて頂きました。
ヒアリングの結果、情報共有と、情報の蓄積・分析において、kintoneが得意とすることから、課題解決の手段として、kintoneによる提案、及び導入支援を行いました。
■導入後の効果
本部と介護施設間での情報共有と、データを一元管理することで業務効率化を実現
今回のシステム導入で大きな効果を上げた点が、本部と介護施設間での情報共有と、データを一元管理することで報告業務に掛かる作業時間の短縮でした。
その導入効果についてお話をして頂きました。
原野様
「各施設から送られてくる報告書の集計・分析業務に一番時間が掛かっていました。
全介護施設から膨大な数のエクセル形式の報告書が送られてきますが、そのエクセルの内容を集計表と分析表に転記して、集計・分析するだけで、当時は毎月、2～3週間掛かっていました。
システム化した今では、kintone上に一元管理された報告書アプリに、現場のメンバーがフォーマットに沿って報告書を登録するので、自動的に報告書が蓄積されるようになりました。
そのため、フォーマットがバラバラだった報告書を転記して、集計する作業がなくなりました。
今では報告業務に掛かる時間が１週間で完了するようになったので、報告内容の分析に時間が割けるようになりました。分析した結果を次回の研修会に活かすことが出来るようになったため、お客様に対するサービスレベルの向上に役立っています。」
中山様
「これまで、現場のメンバーとの主なコミュニケーション手段が電話とメールでしたが、すぐに電話が繋がらないこともあったため、伝え漏れが発生することもありました。
kintoneを導入した今では、記録に残して伝達できるようになったため、思わぬ効果として、社内の情報共有のレスポンスが速くなり、業務スピードも向上しました。
他の業務もありますが、１カ月程でkintoneアプリを作れるようになりました。
今では、インフォメックスさんに教えて頂きながら、日々利用する業務アプリをkintoneで作っています。」
■今後の展望
原野様
「kintoneの利用開始から約２年が経過し、社内浸透は進んだと思います。
アナログ文化が残る、現場での課題を拾い上げていきながら、kintoneに業務を集約させつつ、本部と介護施設の更なる業務改善に取り組んでいきたいです。
申請業務などでkintoneの活用シーンは増えてくると感じていますが、短期間で多くのことに取り組んでしまうと、現場の負担が大きくなるため、便利だからと言って何でもkintoneに置き換えるわけではなく、本当に必要なことなのか本当に現場の負担軽減に繋がるのかを含めて検討していきます」
