【自治体】自治体の電子申請業務を効率化！Graffer スマート申請のkintone連携導入支援（福岡県北九州市）
2025.12
導入自治体プロフィール
【総人口】900,494人（令和7年9月1日時点）
【導入ツール】Graffer スマート申請、kintone
【導入部署】全庁
【導入目的】電子申請業務の効率化
【導入時期】令和7年7月
【ホームページ】https://www.city.kitakyushu.lg.jp/index.html
Graffer スマート申請のkintone連携とは？
Graffer スマート申請とは、株式会社グラファーが提供している、行政手続きをオンライン化し、住民がスマートフォンやPCから簡単に申請できるプラットフォームです。
Graffer スマート申請のkintone連携では、Graffer スマート申請から受け付けた申請データをkintoneへ自動で連携することで、より高度な集計・決裁・帳票作成などの後続事務を柔軟に実現することができます。
今回の取り組みでは、弊社が北九州市のkintoneヘルプデスクとして、Graffer スマート申請のkintone連携機能の導入支援を行いました。
導入背景
申請受付後の事務処理における作業負担の軽減を目的に、Graffer スマート申請のkintone連携の検討を開始しました。
・申請データ連携に手間がかかっていた
・原課へのアンケートで好感触が得られた
・全庁的にkintoneを利用しており、導入しやすい環境が整っていた
導入にあたっての懸念・検討事項
Graffer スマート申請のkintone連携を進めるにあたり、技術面・運用面の両方で、次の点を検討する必要がありました。
・kintone連携の仕組みが実際の業務で活用されるか
・kintone上での添付ファイル制限を踏まえ、申請データを確実に扱う方法
・API連携におけるセキュリティ面の担保
導入する際に工夫したこと
導入にあたっては、事前に整理した懸念点を一つずつ解消することを意識し、運用面・技術面の両方から対応を行いました。
・Graffer スマート申請担当とkintone担当の問合せ窓口を整理し、連携できる体制を構築
・kintone連携の挙動について、事前に十分なチェックとテストを実施
・原課が迷わず利用できるよう、庁内向けの利用マニュアルを作成
・インフォメーションを通じて、連携の仕組みや利用方法を庁内へ定期的に周知
導入後の効果
Graffer スマート申請のkintone連携の導入後、kintone連携機能の認知が進み、実務での利用が徐々に広がっています。
現在、実務においてkintone連携機能は約10件の業務において利用されており、申請データの連携による入力ミスの削減や自動集計、確認作業の効率化といった効果が見込まれています。
申請受付から後続事務までの流れを整理することで、業務全体の効率化に向けた基盤を整えることができました。
北九州市での取り組みがGovtech Trendsに掲載！
北九州市におけるGraffer スマート申請のkintone連携の取り組みは、自治体DXの先進事例として、行政デジタル化の最新動向を取り上げる専門メディア Govtech Trendsに掲載されました。
オンライン申請と後続事務を一体で捉えた取り組みとして、全国の自治体にとって参考となる事例として紹介されています。
